Conditions d'utilisation et vie privée

Conditions d'utilisation et vie privée

 

I. Introduction

Version: 24/5/2018

L'asbl Intersoc (Intersoc)  respecte votre vie privée conformément à la législation en vigueur, que vous soyez membre de Intersoc ou non, prestataire de soins, intéressé à travailler à Intersoc ou simple visiteur de son site www.intersoc.be .

 

Intersoc souhaite vous informer de manière claire et transparente:

  • qu’est-ce que le traitement de données à caractère personnel?
  • en tant que responsable du traitement, à quelles fins Intersoc traite-t-elle des données personnelles?
  • quelles données à caractère personnel vous concernant Intersoc traite-t-elle et de quelle manière?
  • quels sont les droits relatifs à vos données personnelles  et comment les exercer?
  • et enfin, comment  nous contacter?                           

 

II. Qu'est-ce que le traitement de données à caractère personnel? Définitions (art. 4 du RGPD)

  • Données à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (la personne concernée) (donc pas une société p. ex.) ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
  • Traitement: toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
  • Responsable du traitement: la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.
  • Sous-traitant: la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

 

III. A quelles fins Intersoc traite-t-elle vos données?

 

1. Responsable du traitement de vos données

Vos données à caractère personnel sont traitées par l'asbl Intersoc, Chaussée de Haecht 579, BP 47, 1031 Bruxelles (le numéro de l'entreprise: 0410.663.554).

 

2. Finalités: À quelles fins Intersoc peut-elle traiter vos données à caractère personnel ?

 

a) Généralités

Le traitement de vos données à caractère personnel est indispensable pour :

  • pour la gestion de votre dossier de vacances; 
  • vous identifier, vous contacter et vous conseiller correctement.

INTERSOC a en effet pour missions principales:

  1. de réserver et organiser des vacances pour les personnes individuelles (membres des Mutualités Chrétiennes (MC)), les groupes, les écoles et les entreprises;
  2. d'inscrire des bénévoles et d'assurer leur suivi. Ces bénévoles collaborent au sein de l'animation ou des services hôteliers dans l'un de nos hôtels en Europe;
  3. de recruter de nouveaux collaborateurs. Ces derniers font l'objet d'une politique de confidentialité spécifique : https://www.Intersoc.be/jobs/privacy

 

Intersoc collecte et traite vos données à caractère personnel dans la mesure où vous en avez donné l’autorisation directement à Intersoc ou à un tiers (courtiers en listes d'adresses...) : à la suite d’un concours, d'un salon, dans le cadre d’une application, de l'inscription à une lettre d’information, d’une activité... Ces données à caractère personnel seront utilisées à des fins de promotion ou de marketing direct.

 

Délai  de conservation

  • Intersoc traite vos données pour ces finalités pendant maximum 3 ans. à

b) Enregistrement des conversations par chat et des entretiens téléphoniques?

Dans certains cas, Intersoc est habilitée à écouter et à enregistrer les entretiens téléphoniques ou les chat avec ses services afin d’améliorer son service aux membres ou à des fins de preuve en cas de contestation. Vous en êtes toujours informé(e) à l'avance par message vocal.

Délai  de conservation

  • Téléphone: 3 mois pour la formation et le coaching des collaborateurs et l’amélioration des services et 18 mois dans le cadre des plaintes.
  • Chat: 3 mois pour la formation et le coaching des collaborateurs et l’amélioration des services et 24 mois dans le cadre des plaintes.

 

c) Vidéosurveillance

Intersoc peut utiliser des caméras dans et autour des bureaux et des bâtiments qu’elle occupe. S’il s'agit de caméras de surveillance, Intersoc respecte les dispositions légales.

Délai  de conservation

  • Les enregistrements d’images des caméras de surveillance dans et autour des bâtiments de Intersoc (désignées par un autocollant) sont conservés pendant un mois maximum. Cette période peut être prolongée s’il apparaît que les images peuvent s'avérer utiles et revêtent une certaine valeur probante, par exemple, dans le cadre d’un délit.

 

IV. Quelles données à caractère personnel vous concernant Intersoc traite-t-elle et de quelle manière ?


En fonction des informations que vous communiquez et des différentes finalités de l’Alliance nationale et des mutualités, Intersoc traite les catégories de données suivantes selon le type de personnes concernées :

  1. données d’identification : nom, prénom, le numéro de registre national, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique...
  2. données d’identification électronique : adresses IP, cookies, moments de connexion...
  3. caractéristiques personnelles : âge, sexe, date de naissance, lieu de naissance, état civil, nationalité.
  4. composition du ménage
  5. particularités financières : numéro de compte, paiements...
  6. activités de loisir et centres d’intérêt
  7. affiliations
  8. habitudes de consommation
  9. enregistrement d’images : télésurveillance, photos, vidéos
  10. enregistrements sonores : call centers

 

a) De qui ou de quelle source Intersoc reçoit-elle des données vous concernant ?

Il s'agit essentiellement de données qui nous ont été communiquées par vous, votre représentant légal ou toute personne disposant d'un mandat à cet effet ou ayant obtenu votre accord pour ce faire.

 

b) Qui traite vos données à caractère personnel?

Vos données à caractère personnel sont traitées soigneusement et confidentiellement par les collaborateurs compétents afin qu’ils puissent exécuter leurs tâches dans le cadre des activités décrites.

À cet effet, les collaborateurs sont tenus au secret professionnel et soumis à une obligation de discrétion imposée par la loi (Loi relative à la Banque-Carrefour, Loi relative au Registre national, art. 458 du Code pénal, Loi du travail) et par le code de déontologie.

En outre, Intersoc exige de ses collaborateurs qu'ils signent une déclaration de confidentialité.

 

c) À qui Intersoc transmet-elle vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel peuvent être transmises :

  1.  à vous-même, à votre représentant légal (administrateur provisoire, médiateur...), à votre représentant (conseiller professionnel, avocat...) ou à toute personne mandatée ou autorisée à cet effet;
  2. à un tiers autorisé (personne, institution, administration), uniquement en vertu de la loi, d'un contrat;
  3. à nos réviseurs d’entreprises qui sont tenus à une obligation de confidentialité;
  4. aux parties adverses, leurs avocats, huissiers de justice, experts et à la Justice en cas de contentieux;
  5. à toute institution en vue de vous octroyer un avantage en vertu d’un statut privilégié (intervention majorée...);
  6. à vos créanciers et leurs huissiers dans le cadre d’une procédure exécutoire (saisie, cession...);
  7. à nos sous-traitants.

 

Intersoc fait essentiellement appel aux  sous-traitants suivants :

  1. les sous-traitants ICT;
  2. partenaires hoteliers;
  3. les sociétés de mailing;
  4. nos avocats et huissiers de justice, experts .

 

d) Intersoc traite aussi vos données dans les cas suivants

 

1. Visite du site Web MC : quelles données à caractère personnel y sont collectées ?

  • Si un formulaire doit être complété sur le site Web, les données communiquées sont traitées selon la finalités déterminées selon le contexte dans lequel elles sont demandées (ex : demande d’information ou inscription à une activité, information pour devenir volontaire …)
  • Les données que Intersoc traite et que l’utilisateur ne voit pas ( p. ex. : votre adresse IP,  le type de navigateur, le système d’exploitation de votre ordinateur, le nombre de visites et les pages consultées.) Pour plus d'informations, nous aimerions vous référer à notre page dans le cadre du traitement des cookies.

2. Je voudrais travailler pour Intersoc

 Voir politique de traitement des données personnelles distincte
 https://www.Intersoc.be/jobs/privacy
 

e) Transmission de données hors de l'Espace économique européen

 (= Union européenne + Norvège, Lichtenstein et Islande)

  • Vos données peuvent être transférées à l’étranger si cela est :
  • prévu dans le cadre de l’assurance obligatoire (motif d’intérêt public, art. 49 1.d) ;
  • nécessaire à l’exécution des mesures préalables à la conclusion du contrat, prises à votre demande ;
  • nécessaire à la sauvegarde de vos intérêts vitaux ;
  • nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d'un contrat conclu ou à conclure avec un tiers, dans votre intérêt ;
  • prévu dans un contrat avec un sous-traitant et les clauses contractuelles nécessaires ;
  • et si vous y avez consenti de manière explicite.

 

V. Protection de vos données

 

  • Nous prenons les mesures appropriées pour garantir la sécurité, l’intégrité et la disponibilité de vos données, compte tenu de l’état de la technique, de la portée et du contexte des finalités du traitement et du type de données personnelles.
  • Intersoc prend les mesures de sécurité physiques, administratives, organisationnelles et techniques appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre la perte, l'accès non autorisé, l'usage non autorisé et la divulgation non autorisée.
  • Intersoc impose contractuellement les mêmes mesures de sécurité à ses sous-traitants.

 

VI. Droits relatifs à vos données à caractère personnel

La personne concernée par les données personnelles peut exercer certains droits pour autant qu’ils n’entrent pas en contradiction avec les obligations légales auxquelles est soumise Intersoc ou avec les missions d’intérêt public qui lui sont confiées.

 

a) Droit d'accès

En tant que personne concernée, vous avez le droit d’obtenir confirmation que Intersoc traite ou non des données personnelles vous concernant et le cas échéant d’y accéder.  

Vous pouvez demander une copie de vos données à caractère personnel, si cela ne porte pas atteinte aux droits et libertés d’autrui.

 

b) Droit de rectification ou de modification de vos données

Vous pouvez à tout moment demander de rectifier des données inexactes ou de  compléter vos données.

Pour la modification de vos données d’état civil, veuillez-vous adresser en priorité au service de la population de votre commune. Intersoc ne peut pas modifier elle-même les données du Registre National qui est sa source authentique en matière de sécurité sociale.

Mais n’oubliez pas non plus de nous informer de toute modification de votre situation

 

c) Droit de retirer votre consentement

Si le traitement de vos données repose sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans justification. Le traitement déjà réalisé sur cette base avant ce retrait reste valable.

d) Décision individuelle automatisée, y compromis le profilage

Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, si celle-ci a des effets juridiques ou des conséquences significatives similaires.

Si vous n’êtes pas d’accord avec le déroulement d'un processus totalement automatisé, vous pouvez demander l’intervention d’un collaborateur de Intersoc, exprimer votre point de vue et contester la décision.

e) Droit d'opposition

Si vous n’êtes pas d'accord que Intersoc traite certaines de vos données, vous pouvez vous  opposer à tout moment à ce traitement :

  • sans motif, en cas d’opposition à un traitement à des fins de marketing direct et de prospection.
  • si vos données sont traitées dans le cadre d’une mission d’intérêt public, il faut invoquer des raisons tenant à votre situation particulière. Toutefois, Intersoc pourra quand même les traiter si des motifs légitimes et impérieux pour ce traitement prévalent sur vos intérêts ou pour l’exercice de droits en justice.
  • si vos données sont traitées à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques, vous pouvez vous y opposer pour des raisons propres à votre situation particulière sauf si le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public.

f) Droit à l'effacement des données (droit à l'oubli)

Vous avez le droit de faire supprimer vos données à caractère personnel si Intersoc  les traite de manière illégitime c’est-à-dire :

    • Si le données ne sont plus nécessaires pour les finalités du traitement.
    • Si vous avez retiré votre consentement et qu’il n’y a plus d’autre fondement juridique pour ce traitement
    • Si votre opposition au traitement est fondée
    • Si le traitement est illicite
    • Si l’effacement est imposé légalement
    • Si les données concernent un enfant de moins de 16 ans et ont été collectées par le biais d'une application ou d'un site web (« service de la société de l'information »).

Nous supprimerons les données le plus rapidement possible, pour autant que le motif soit fondé.  

g) Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander de limiter l’utilisation de vos données:

  • le temps de vérifier l’exactitude des données que vous  contestez,
  • si vous vous opposez à l’effacement de données traitées par Intersoc de manière illicite,
  • si vous vous opposez à l’effacement de données dont Intersoc n’a plus besoin mais qui vous sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice,
  • le temps de vérifier si les motifs légitimes de Intersoc priment sur les vôtres au cas où vous vous opposez au traitement de ces données en invoquant votre situations particulière.

 Intersoc sera alors tenue de limiter le traitement de ces données personnelles à leur conservation. Tout autre traitement reste permis avec votre accord, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ou pour protéger un tiers, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public.

 Le cas échéant, Intersoc vous informera avant de lever cette limitation du traitement.

 

h) Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de demander que les informations à caractère personnel que vous avez communiquées à Intersoc vous soient transmises directement ou soient transmises à un tiers. Ce droit ne peut cependant être exercé que si vos données sont exclusivement fondées sur votre consentement ou sur un contrat et si ce traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés. Ceci ne concerne donc pas l’assurance obligatoire, ni l’assurance complémentaire.

En cas de mutation, Intersoc transmet toutefois au nouvel organisme assureur les informations qu’elle est légalement tenue de lui transmettre.

 

VII. Exercice de vos droits

Si vous souhaitez exercer l’un des droits au respect de la vie privée susmentionnés, vous pouvez nous contacter à tout moment .

Soyez toujours le plus spécifique possible lorsque vous souhaitez exercer vos droits. Ce n’est que de cette manière que Intersoc pourra traiter concrètement et correctement votre demande. Pour s'assurer que la personne concernée souhaite exercer ses propres droits au respect de la vie privée, Intersoc peut demander une copie de la carte d’identité aux fins d’identification.                  

 

VIII. Contact ou plainte

a) Généralités

Pour toute question, remarque ou demande d'exercer vos droits, n'hésiteze pas à nous contacter :

  • par email : clientele@intersoc.be (CPAN: info@cpan.be)
  • par courrier : Intersoc asbl, chaussée de Haecht 579, 1031 Schaerbeek, Belgique (CPAN: Rue de Fernelmont 40-42, 5020 Champion, Belgique)
  • par téléphone au service clientèle : 070 233 119 (CPAN: 083 21 11 16)
  • en passant à l'agence, chaussée de Haecht 579, 1031 Schaerbeek, Belgique (CPAN: Rue de Fernelmont 40-42, 5020 Champion, Belgique)

 

b) Data Protection Officer

Si vous estimez que les canaux susmentionnés ne peuvent pas vous aider, vous pouvez également contacter notre « Data Protection Officer ».

Ce contact peut s’effectuer :

    • Par écrit : En adressant un courrier à l’attention du Data Protection Officer à Intersoc asbl, chaussée de Haecht 579, 1031 Schaerbeek, Belgique
    • Par courriel : adressé à dpo@Intersoc.be

 

c) Autorité de protection des données

Outre la possibilité de vous adresser directement à nos services, il vous est également possible de contacter l’Autorité de protection des données (auparavant : Commission vie privée).